Meer blogs


Naar archief >

Delen

U bevindt zich hier: Trending > Blog > 4 tips voor een vliegende start in je administratie

4 tips voor een vliegende start in je administratie

Veel ondernemers beschouwen het voeren van de financiële administratie als een vervelende verplichting met bovendien niet de leukste werkzaamheden. Toch is het belangrijk om deze werkzaamheden zo effectief en efficiënt mogelijk uit te voeren. In deze blog leggen wij in vier stappen uit op welke wijze jij van start kan gaan met de financiële administratie.

1. Keuzes in opstartfase
Als je begint met ondernemen, ligt je focus vaak op de kernactiviteiten van de onderneming. Toch is het belangrijk om je ook in het begin al te focussen op de inrichting van je financiële administratie. Zo moet je bijvoorbeeld nadenken over de wijze van administreren. Verwerk je zelf de boekhouding in een online boekhoudpakket of ga je in zee met een administratie- of accountantskantoor?

Zelf boekhouden lijkt soms in eerste instantie goedkoper, maar kan uiteindelijk leiden tot hogere kosten en tot frustraties. Wanneer boekhouden je niet ligt, dan kost je dit alsnog (te) veel tijd, frustraties en correcties achteraf. Besteed je je boekhouding uit? Dan houd je meer tijd over voor je kernactiviteiten.

2. Een goed begin is het halve werk
De basis van de administratie begint bij het creëren van een heldere structuur voor jezelf en voor de administrateur. Maak bijvoorbeeld verschillende mappen voor inkoopfacturen, verkoopfacturen, gepinde bonnen, bankafschriften en contracten/overeenkomsten. Deze mappen sorteer je vervolgens op één of meerdere van de volgende criteria: factuurnummer, crediteur, debiteur en factuurdatum. Op die manier houd jij het overzicht op jouw financiële administratie.

Doordat inkoopfacturen steeds vaker per e-mail worden verzonden, is het steeds meer van belang dat bovenstaande structuur ook wordt doorgevoerd in jouw geautomatiseerde omgeving, zodat je ook digitaal het overzicht kunt houden.

3. Slim factureren door automatisering
Door de huidige technologische mogelijkheden kun je (delen van) het facturatieproces automatiseren. Met betrekking tot jouw verkoopfacturen is er de mogelijkheid om gebruik te maken van e-facturatie (lees ook onze blog ‘Slim factureren: zo bespaar je tijd’). Hiernaast kan je de bankmutaties door middel van een .MT940 bestand of een directe bankkoppeling inlezen in je boekhoudsoftwarepakket. Eveneens is het verstandig om in de omgeving van het Internetbankieren betalingen klaar te zetten voor een bepaalde datum. Zo verklein je de kans op betalingsachterstanden en boetes wegens te late betalingen.

4. Continue proces
De financiële administratie is, net zoals de verkoop, een proces. Het is van belang om de administratie periodiek bij te blijven houden. Het is verstandig om hier een vast terugkerend tijdstip voor in te plannen. Op deze wijze voorkom je een grote administratieve achterstand.

Kortom
Als startende ondernemer heeft je administratie misschien niet je prioriteit. Toch is het belangrijk om hier aandacht aan te besteden, juist in het begin. Gelukkig zijn er tegenwoordig ook handige hulpmiddelen, zodat je een deel van de administratie kunt automatiseren. Maak gebruik van deze mogelijkheden en houd de hierboven genoemde tips in je achterhoofd. Dan maak je niet alleen een vliegende start in jouw administratie, maar dan neemt je administratie ook op lange termijn minder tijd in beslag en houd je tijd over voor andere zaken.

Meer weten?
Wil je je boekhouding optimaliseren? Neem dan contact met ONS op. Wij denken graag met je mee.

Over de auteur(s): Pim Volmeijer en Erik Messing ondersteunen ondernemers bij het optimaliseren van hun financiële administraties. Slim en efficiënt werken is daarbij hun motto.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *