Meer blogs


Naar archief >

Delen

U bevindt zich hier: Trending > Blog > Inschakelen payroll bureau: waar moet je op letten?

Inschakelen payroll bureau: waar moet je op letten?

In onze vorige blog bespraken we de voor- en nadelen van een payroll bureau. Heb je besloten om een payroll bureau in te schakelen? Vergelijk dan niet alleen de kosten, maar kijk ook naar de kleine lettertjes in het contract. Want als blijkt dat het payroll bureau zijn zaken niet goed voor elkaar heeft, kun je achteraf alsnog door de Belastingdienst aansprakelijk worden gesteld voor niet betaalde loonheffingen en premies werknemersverzekeringen. Ook kan de payroll medewerker je aansprakelijk stellen voor correcte betaling van ten minste het wettelijk minimumloon en minimum vakantiegeld (of het hogere cao-loon).

In deze blog leggen we uit waar je op moet letten.

Tips om aansprakelijkheid te voorkomen
Om aansprakelijkheid voor loonheffingen, premies werknemersverzekeringen en loonbetaling te voorkomen adviseren wij je een aantal maatregelen te nemen.

  • Doe alleen zaken met een payroll bureau met een (geldige) NEN 4400-1 certificering en controleer de geldigheid van de certificering minimaal 2 keer per jaar;
  • Zorg dat de overeenkomst met het payroll bureau goed wordt bewaard;
  • Zorg dat de uren en dagen waarop is gewerkt inzichtelijk zijn en noteer door wie er gewerkt is. Meestal is het wel mogelijk om het payroll bureau wekelijks een overzicht hiervan te laten verstrekken zodat je deze alleen nog hoeft te controleren;
  • Zorg dat de personen die gewerkt hebben door jou geregistreerd zijn in je administratie;
  • Vraag geregeld een verklaring betalingsgedrag op van het payroll bureau en bewaar deze in de administratie;
  • Controleer bij de kamer van koophandel of het payroll bureau ingeschreven is en geregistreerd is in het WAADI register;
  • Controleer of de door het payroll bureau gezonden factuur voldoet aan de eisen die de Wet op de omzetbelasting hieraan stelt;
  • Betaal een deel van de factuur op de G-rekening (geblokkeerde rekening waarvan alleen loonheffingen en BTW kan worden betaald) en zorg dat de betalingen gemakkelijk terug te vinden zijn in je administratie;
  • Neem waarborgen in de overeenkomst met het payroll bureau op over het betalen van het correcte loon en overige arbeidsvoorwaarden;
  • Grijp direct in bij duidelijke misstanden van onderbetaling door het payroll bureau.

Beoordeel de overeenkomst met het payroll bureau
Daarnaast is er een aantal vragen dat van belang is bij de beoordeling van de overeenkomst met het payroll bureau:

  • Worden er aanvangskosten in rekening gebracht?
  • Is in het tarief rekening gehouden met risico’s van ziekteverzuim, herplaatsing en ontslag?
  • Gelden er andere tarieven voor scholieren, ouderen of arbeidsgehandicapten (worden mogelijke subsidies die het payroll bureau kan krijgen in het tarief doorberekend)?
  • Zijn er toeslagen van toepassing bij overwerk of bijzondere uren?
  • Zijn er nog reiskosten of andere onkostenvergoedingen verschuldigd?

Verder zullen afspraken gemaakt moeten worden over vakantietoeslag, al dan niet doorbetaling van opgenomen vakantiedagen, bijzonder verlof, feestdagen etc. Van belang is dan of in het te betalen tarief per uur al vakantiegeld is opgenomen of dat dit nog separaat in rekening wordt gebracht. En of in het tarief al compensatie voor vakantiedagen, feestdagen en bijzonder verlof is opgenomen of dat deze uren nog separaat aan je worden doorberekend.

Ook zullen er afspraken moeten worden gemaakt over wat je verplicht bent om qua gegevens aan te leveren over de andere werknemers mocht het payroll bureau voor de payroll medewerker op enig moment ontslag willen aanvragen en wat er van je wordt verwacht bij re-integratie.

Conclusie: wees voorbereid
Schakel nooit zomaar een payroll bureau in. Controleer het payroll bureau voordat je ermee in zee gaat en beoordeel de overeenkomst met het payroll bureau kritisch. Er komt nog aardig wat bij kijken als je deze aansprakelijkheid goed wilt regelen. Denk dan ook goed na over alle factoren (en de gevolgen daarvan) om te kunnen bepalen wat in jouw situatie de beste keuze is, zodat je achteraf niet voor verrassingen komt te staan. In sommige gevallen is een medewerker in dienst nemen misschien een betere optie.

In de blog “Medewerkers: via payroll of zelf in dienst?” lees je meer over de afweging tussen een arbeidskracht via een payroll bureau en een medewerker zelf in dienst nemen.

Over de auteur:
Patricia ter Haar is beloningsadviseur bij ONS en adviseert werkgevers bij hun werknemersbeleid. Zij ondersteunt en adviseert bijvoorbeeld bij personeelsaanname, arbeidsovereenkomsten, personeelsverzekeringen, beoordelings- en functioneringsformulieren, wet- en regelgeving, kostenvergoedingen, verplichtingen bij ziekte van werknemers, aanvraag van WGA/WIA uitkering en ontslagaanvragen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *